La protection des informations personnelles est un principe important chez Les Aventures Beach Bum Tribe/Beach Bum Tribe Adventures. Nous sommes engagés à obtenir les informations personnelles, les utiliser et les révéler de façon responsable uniquement dans la mesure où cela s’avère nécessaire dans le cadre des services que nous fournissons, Nous essayons aussi d’être ouverts et limpides dans notre façon de gérer les informations personnelles. Ce document décrit nos politiques à ce sujet.
Qu’est-ce que l’information personnelle?
L’information personnelle est l’information qui concerne un individu identifiable. L’information personnelle inclus les informations qui concernent des traits personnels (i.e. le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse, le numéro de téléphone, l’origine ethnique, le statut familial), leur santé (i.e. histoire médicale, état de santé, services de santé reçus), ou leurs activités et croyances (i.e. religieuse, politique, opinions exprimées par un individu, opinion ou évaluation d’un individu). L’information personnelle doit être différenciée de l’information professionnelle, (i.e. l’adresse et le numéro de téléphone d’affaires), qui n’est pas protégéé par la loi sur la protection de la confidentialité. De plus, à cause de la nature des transactions dans le domaine du voyage, nous ajoutons à nos politiques et protégeons très sérieusement les informations financières, y compris les renseignements sur les comptes bancaires et les cartes de crédit.
Qui sommes-nous?
Les Aventures Beach Bum Tribe/Beach Bum Tribe Adventures est un agent de voyage qui fournit des produits et services de voyage à ses clients à partir d’un large éventail de fournisseurs dans l’industrie. En conséquence, nous faisons affaire avec nombre de consultants et de tierces parties qui peuvent, dans le cadre de leur travail, avoir un accès limité aux informations personnelles que nous détenons. Ceux-ci peuvent inclure des voyagistes, des agents de réservation et autres fournisseurs de produits de voyage. Nous limitons leur accès à toute information personnelle autant que possible. Ils se sont eux aussi engagés à respecter les principes de confidentialité de leurs propres politiques en accord avec la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA)
Nous recueillons des informations personnelles dans les buts suivants:
Comme toutes les agents de voyage, nous recueillons l’information personnelle et la divulguons afin de servir nos clients. Nous recueillons l’information personnelle de nos clients pour les raisons suivantes:
- pour comprendre vos besoins et votre éligibilité à certains produits et services
- pour effectuer des réservations
- pour émettre des documents de voyage, des bons d’échange, des cartes d’identité
- pour transmettre aux fournisseurs de produits de voyage l’information nécessaire à l’achat d’un large éventail de produits de voyage et de produits touristiques.
- pour compiler des statistiques et mener des études de marché
- pour distribuer du matériel promotionnel
- pour distribuer des publications auxquelles les gens se sont abonnés
- pour la vérification et la conformité avec la loi
Veuillez prendre note que toutes les compagnies aériennes sont obligées par la loi des États-Unis et d’autres pays de fournir aux services de sécurité, de la douane et de l’immigration accès à l’information des passagers. En conséquence toutes les informations que nous détenons à votre sujet peuvent être transmises aux autorités concernées dans les pays que vous visiterez. Ces informations seront utilisées pour des fins de sécurité seulement.
Des exemples du genre d’informations que nous recueillons à ces fins peuvent inclure: nom, adresses, téléphone, âge, informations sur la carte de crédit, sur le passeport et les visas, le numéro d’assurance sociale, les ***** et autres informations similaires nécessaires pour identifier nos clients et leur droit aux services que nous organisons. Nous recueillons aussi des informations de nos employés et sous contractants pour respecter les lois sur l’emploi, la rémunération, le paiement des taxes et autres fonctions employé/sous contractant.
Protéger vos informations personnelles:
Les Aventures Beach Bum Tribe/Beach Bum Tribe Adventures comprend l’importance de protéger votre information en sa possession, incluant les renseignements personnels qui ont été transférés ou reçus par une tierce partie dans le cours d’un échange commercial auquel vous avez consenti. Pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes:
- Tous les documents-papier sont soit sous surveillance soit gardée dans un endroit sous clé ou une zone d’accès restreint.
- L’équipement électronique est soit sous surveillance, soit, gardé dans un endroit sécuritaire ou barré en tout temps. De plus des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.
- Les renseignements sur papier sont transmis dans des enveloppes ou des boîtes scellées et adressées par des compagnies réputées.
- Les informations électroniques sont transmises soit par des lignes directes ou encryptées ou anonymes.
- Le personnel est formé afin de recueillir, utiliser et divulguer les informations personnelles seulement lorsque c’est nécessaire afin d’accomplir leur travail et toujours en respectant notre politique de confidentialité.
- Les consultants extérieurs et les agences qui ont accès aux informations personnelles doivent conclure des accords de confidentialité avec nous ou confirmer qu’ils adhèrent aux principes de la PIPEDA.
Conservation et destruction des informations personnelles:
Nous devons conserver les informations personnelles pour un certain temps afin de pouvoir répondre aux questions que vous pourriez avoir concernant les services fournis de même que pour pouvoir répondre aux exigences des organismes extérieurs. Cependant, nous ne voulons pas conserver ces informations trop longtemps afin de protéger votre intimité. Nous conservons nos dossiers clients environ 2 ans. Nos annuaires de clients et de contacts sont plus difficiles à détruire, alors nous en retirons ces informations quand nous le pouvons si nous ne prévoyons pas vous contacter à nouveau. Cependant, si vous le demandez, nous pouvons enlever ces données de contact immédiatement. Nous conservons les informations personnelles qui concernent notre correspondance générale, avec des personnes qui ne sont pas nos clients, des bulletins d’information, des séminaires, des activités de commercialisation, pendant environ 6 mois après que la publication ou l’activité soit terminée. Nous détruisons les papiers qui contiennent des informations personnelles en les déchiquetant. Nous détruisons les informations électroniques en les effaçant et quand l’équipement est jeté nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit. Il peut arriver que nous remettions leur dossier (ou une partie de leur dossier) à certains clients.
Vous pouvez consulter votre information:
À quelques exceptions près vous avez toujours le droit de consulter l’information que nous détenons à votre sujet. Vous n’avez qu’à le demander. Nous pouvons vous aider à identifier les archives que nous avons qui vous concernent. Nous pouvons aussi vous aider à comprendre ce que vous ne comprenez pas (i.e. des formulaires de l’industrie, des termes techniques etc.).
Nous devrons confirmer votre identité si nous ne vous connaissons pas, avant de vous accorder cet accès. Nous nous réservons le droit de charger des frais pour de telles demandes. S’il y a des problèmes nous pourrions vous demander de soumettre votre demande par écrit. Si nous ne pouvons pas vous donner accès, nous vous en informerons à l’intérieur de 30 jours, si la chose est possible et vous donnerons les raisons pour lesquelles nous ne pouvons vous donner accès. Si vous croyez qu’il y a une erreur dans l’information, vous avez le droit de demander une correction. Ceci concerne les informations objectives et non pas les opinions professionnelles que nous pourrions avoir formées. Nous pourrions vous demander des preuves que nos dossiers sont erronés.
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